Die Lohnabrechnung stellt viele Kleinunternehmer und Selbstständige mit Angestellten vor eine große Herausforderung. Während Großunternehmen und Mittelständler eine eigene Lohnbuchhaltungsabteilung beschäftigen, oder die Lohnabrechnung outsourcen, möchte ein kleinerer Betrieb seine Kosten senken. Doch spart man hier vielleicht am falschen Ende?
Formelle Anforderungen bei Lohnabrechnung beachten
Der Gesetzgeber schreibt nicht nur den Inhalt und die Pflichtdaten, sondern auch die Form der Lohnabrechnung vor. Die korrekte Ausweisung des Brutto- und Nettogehalts, die abgeführten Sozialbeiträge und die Steuerklasse sind neben der Anschrift des Gehaltsempfängers nur einige der zahlreichen Daten, die auf den Lohnzettel gehören. Wer seine Lohnabrechnung in Düsseldorf professionell erstellen lässt, kann im Endeffekt Kosten sparen und seinen Fokus vollständig auf das Kerngeschäft lenken. Da es sich um eine komplexe buchhalterische Aufgabe handelt, sollten Unternehmer kein Risiko eingehen und schlimmstenfalls eine fehlerhafte Lohnbescheinigung aushändigen.
Warum nicht nur das richtige Gehalt zählt
Sicherlich ist die korrekte Gehaltssumme die Position auf dem Lohnzettel, auf die der Arbeitnehmer am Monatsende zuerst und mit besonderer Aufmerksamkeit schaut. Doch hier sollte man bedenken, dass der Mitarbeiter der Steuerpflicht unterliegt und seine Lohnbescheide am Jahresende beim Finanzamt abrechnen muss. Unkorrekte Abrechnungen können von Seiten des Arbeitgebers in einem Zeitraum von drei Monaten korrigiert werden. Ist es zu einer fehlerhaften Abführung von Steuern oder Beiträgen für die Sozialversicherung gekommen, drohen empfindliche Geldbußen, auch wenn der Fehler „aus Versehen“ passiert ist und unentdeckt blieb. Arbeitgeber sollten bei ihrer Entscheidung bedenken, dass die Erstellung der Lohnabrechnung ohne nötiges Know-how eine zeitintensive Aufgabe von mehreren Tagen sein kann. Diese Zeit fehlt im Kerngeschäft und kann zu Umsatzeinbußen führen. Das Outsourcing hingegen spart Kosten, da nur erbrachte Leistungen bezahlt werden und kein Lohnbuchhalter in Festanstellung beschäftigt werden muss.
Wie rechtssicher sind Vertragsvorlagen aus dem Internet?
Möchte man trotz aller Schwierigkeiten eigene Lohnabrechnungen erstellen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten und Hilfestellungen. Musterverträge, beispielsweise auch für den Arbeitsvertrag zur Einstellung neuer Mitarbeiter können mit den jeweiligen Daten befüllt und ausgedruckt werden. Hierbei ist es natürlich wichtig, sich auf rechtssichere Vorlagen zu verlassen und nicht einfach das erstbeste Muster aus dem Web zu laden. Auch eine Schulung in der Lohnabrechnung oder eine persönliche Beratung vom Steuerbüro ist hilfreich. Allein die Abführung der Steuern ans Finanzamt und der Beiträge an Sozialversicherungen sind Aufgaben, mit denen sich der Steuerberater täglich beschäftigt. Was läge da also näher, als sich dort Unterstützung zu holen, wo man sich auf Kompetenz aus jahrelanger Erfahrung und die Kenntnis zu den neuesten Steuergesetzen verlassen kann?
Fazit: Der Arbeitgeber haftet für die Richtigkeit der Lohnabrechnung und anderer vertraglicher Vereinbarungen gegenüber dem Arbeitnehmer. Auch wenn die richtige Gehaltshöhe auf dem Lohnzettel entscheidend ist, gibt es eine ganze Reihe darüber hinaus essenzieller Pflichtangaben und Berechnungen. Ein fehlerhafter Gehaltscheck zieht das Risiko hoher Bußgelder nach sich und kann perspektivisch sogar zu einer außerordentlichen Betriebsprüfung durch das zuständige Finanzamt führen.